نحوه و آداب پذیرایی و آراستن فضا و مکان در تشریفات جلسات اداری با توجه به نوع جلسات و عمومی یا خصوصی بودن آن، متفاوت است و در هر محیط اشکال متفاوتی دارد که افراد حرفهای صفر تا صد اجرا، ارتباط و پذیرایی را در دوره‌های مختلف فرا گرفته‌اند.
در این مقاله قصد داریم علاوه بر تجزیه و تحلیل اقدامات و اصول مهم تشریفاتی که در هر جلسه اداری باید رعایت شود، بهترین تیم تشریفاتی در مشهد برای برگزاری این قبیل مراسمات را معرفی نماییم.
تشریفات انواع جلسات اداری و دولتی در ایران
جلسه و مزایای آن در کشور ایران با گذشت زمان از دیرباز تا کنون بسیار متنوع‌تر شده و امروزه صاحب‌نظران درباره مسائل مختلف سیاسی، اداری، انسانی، اجتماعی، زیستی و سایر موارد به بحث و گفتگو می‌پردازند.
گروه تشریفات شریف، نزدیک به ۲ دهه است که به منظور سهولت و یاری میزبانان در اجرای صفر تا صد انواع مراسم افتتاحیه، اختتامیه، تولد، عروسی و ترحیم به صورت حرفهای فعالیت دارد و بدلیل حضور مستمر و قانون مند و ارائه با کیفیت‌ترین خدمات به بهترین تیم تشریفاتی در ایران معروف شده است.
به منظور سازماندهی جلسات اداری خود تنها کافیست با شماره‌های ۰۵۱۳۸۴۶۳۹۳۹ _ ۰۵۱۳۱۸۸۶ تیم حرفهای تشریفات شریف تماس بگیرید و افزون بر دریافت مشاوره رایگان از کارشناسان ما، سفارش‌ها و الزامات موردنیاز جلسه خود را به مجموعه اعلام نمایید.
توصیه های مهم در نحوه برگزاری تشریفات اداری
با در نظر گرفتن این نکته مهم که در جلسات اداری و دولتی معمولا افراد صاحب منصب فرهنگی، سیاسی، زیست محیطی و سران مهم حضور دارند توجه به نحوه برگزاری و منحصر بفرد بودن آن اهمیت ویژه‌ای دارد.
در ادامه به ذکر برخی نکات حائز اهمیت که در تشریفات جلسات اداری می‌بایست رعایت شود می‌پردازیم:
- در بررسی رزومه و سابقه، مدارک هویتی، جواز و شماره ثبت شرکت تشریفاتی دقت لازم را داشته باشید.
- از مهم‌ترین رکن غافل نشوید و هماهنگی و برنامه‌ریزی نقشه برگزاری مراسم را حتما طرح کنید.
- با توجه به تاریخ جلسه زمان موردنیاز را روی شروع کار اندازه گیری کنید و حدود ۲۴ یا ۳۶ ساعت پیش از مراسم زمام امور را بدست بگیرید.
- لیست کامل از میزبان، میهمان و الزامات جلسه تهیه نمایید.
- روز برگزاری جلسه زودتر از میهمانان در فضای برگزاری مراسم حاضر شوید و از مهیا بودن همه چیز اطمینان حاصل کنید.
- چنانچه جلسه اداری و کاری با تامین هزینه‌ها توسط اسپانسر برگزار می‌شود حتما محل مناسبی را برای تبلیغ در نظر بگیرید.
- میکروفون، بلندگو، نور و پرتره‌های فضا را بررسی و از عملکرد صحیح آنها مطمئن شوید.
- تعداد و نوع وسایل پذیرایی را پیش از رسیدن میهمانان مورد ارزیابی قرار دهید.
- به منظور کنترل استرس و مدیریت صحیح جلسه چند تن از مدیران و آشنایان خود را برای اداره بهتر تشریفات دعوت نمایید.
- از صحبت‌های طولانی و خسته کننده در حین جلسه بپرهیزید و انتقاد خود را به صورت سازنده بیان کنید.
در مقاله تشریفات مجالس در مشهد لیست کامل خدمات یک مراسم باشکوه را مطالعه بفرمایید.
برخی از خدمات تشریفات مراسمات اداری
برگزاری تشریفات می‌بایست با توجه به فرهنگ و عقاید و آداب و رسوم کشور انجام شود.
البته ناگفته نماند که برخی از اصول و خدماتی که یک مراسم و جلسه اداری را موفق و موثر می‌سازند در اغلب کشورها یکسان است و به چگونگی کارکرد میزبان برای آماده و تهیه ملزومات مراسم وابسته است.
در ادامه مطلب به ذکر برخی از مهم‌ترین خدمات اجرایی برای برگزاری یک مراسم اداری می‌پردازیم.
توجه داشته باشید در صورتی که اختیار و مدیریت جلسه را به افراد توانمند و با تجربه بسپارید بدون هیچ‌گونه نگرانی می‌توانید از انجام امور به بهترین نحو و برگزاری یک جلسه اداری کارآمد یقین پیدا کنید.
آماده سازی مکان جلسه و چیدمان آن
فضای جلسه و گردهمایی باید بزرگ و دارای امکانات پیشرفته و کافی برای مذاکره افراد با یکدیگر باشد. همچنین چگونگی چیدمان میز و صندلی در مراسم اداری بیانگر نوع جلسه و احساسات طرفین به یکدیگر است.
در صورتی که صندلی‌ها روبروی یکدیگر قرار بگیرد حالت مقابله برقرار است و اگر جایگاه افراد در کنار یکدیگر چیده شده باشد احساس برابری و همکاری را القا می‌کند.
نوشیدنی های گرم و سرد
در روزهای گرم سال پک‌های پذیرایی تغییر چندانی نمی‌کند و علاوه بر مواردی که در توضیحات بالا ذکر شد معمولا از آب معدنی سرد و آبمیوه‌های خنک نیز استفاده می‌شود با توجه به اینکه این نوشیدنی‌ها باید سرد و گوارا به‌دست مهمانان برسد قبل از قرارگیری داخل پک‌ها باید خنک شود.
در روزهای سرد از سال هم معمولا در پک‌های پذیرایی به جز مواردی که اشاره شد شیر و شیرکاکائو وجود دارد و نوشیدنی‌های گرم مناسب فصل سرما از جمله: چای، نسکافه و شکلات داغ به صورت جداگانه سرو می‌شود.
سرو جداگانه در مراسم ترحیم باید توسط افراد آموزش‌دیده اصورت بگیرد تا آنها تمامی مراحل را به خوبی انجام دهند و از همه مهمانان پذیرایی کنند.
تهیه انواع پک های پذیرایی
امروزه در اغلب مجالس به منظور جلوگیری از اتلاف بی رویه وقت و انرژی، از پک‌های پذیرایی متنوع بهره می‌گیرند که معمولا در آن آبمیوه یا میوه تازه فصل، کیک یا شیرینی و سایر موارد با توجه به سفارش میزبان قرار دارد.
به منظور آشنایی با مدلهای مختلف بسته بندی خوراکی و سفارش آنها مطالعه مطلب پک‌های پذیرایی را از دست ندهید.
گل آرایی جلسات اداری
هنر طراحی با استفاده از گل حتی در جلسات اداری نیز کاربرد فراوان دارد و سبب افزایش زیبایی فضای جلسه می‌شود.
طراحی و قراردادن گلدان گل در وسط میز کنفرانس روحیه و انرژی افراد حاضر در جلسه را افزایش می‌دهد و چنانچه طبیعی باشد می‌تواند بوی مطلوب و خوش عطری در فضا ایجاد کند.
البته توصیه می‌شود اگر می‌خواهید گلدان گل را در وسط میز قرار دهید تزیین و طراحی آن به گونه‌ای باشد که مانع دید حضار نشود.
سخنران و مداح جلسه اداری
حضور و صحبت افراد آگاه نسبت به شرایط در یک جلسه اداری لازمه برگزاری موفقیت‌آمیز آن می‌باشد.
در حقیقت سخنران انتخاب می‌کند که افراد حاضر در جلسه با اشتیاق به سخنان وی گوش بسپارند یا از سر بی میلی و کسل‌کننده بودن سخنان وی به گوشی موبایل خود پناه ببرند.
وجود اشخاص دارای کلام شیوا و جذاب نه تنها در جلسات اداری و با حضور صاحب منصبان کشور ضروری است بلکه در همایش و اجرای مراسماتی از این قبیل نیز بسیار اهمیت دارد.
به منظور آشنایی با خصوصیات یک مجری و سخنران توانمند مطالعه مطلب برگزاری همایش در مشهد توصیه می‌شود.
تدارک سیستم های صوتی
همزمان با گسترش صنایع مختلف در فضاهای عمومی، بزرگ و پر جمعیت برای برقراری ارتباط سازنده و مفید از بلندگو و سیستم‌های صوتی قوی استفاده می‌کنند.
در مجالس اداری معمولا برای پخش موسیقی و گزارشات در قالب فیلم و صدا، سخنرانی و ارائه اطلاعیه‌ها و پیج کردن افراد وجود سیستم صوتی مجهز و پیشرفته نقش مهمی را برعهده دارد.
یک سیستم صوتی اداری مناسب به گونه‌ای است که افزون بر رساندن یکنواخت صدا، با توجه به ابعاد مکان جلسه تهیه شده باشد و همزمان با انتقال صدا در سراسر سالن از بروز آلودگی صوتی جلوگیری کند.
پرسنل خدماتی آموزش دیده
یکی از ویژگی‌هایی که تیم تشریفات شریف را منحصربفرد کرده وجود مهمانداران آقا و خانم و پذیرایی حرفهای آنان از مهمانان می‌باشد. پرسنل بااخلاق تمام تلاش خود را می‌کنند تا تشریفات جلسات اداری بی نقص برگزار شده و میزبان و میهمانان رضایت کامل داشته باشند.
بادکنک آرایی مراسمات افتتاحیه اداری
در ایران برگزاری مراسم افتتاحیه مجلل با دعوت از افراد صاحب نفوذ برای شروع کسب و کار و معرفی برند ضروری است و جزو اصول و قوانین تاسیس شغل بشمار می‌رود.
معمولا در هر یک از افتتاحیه‌ها شما با بادکنک‌آرایی‌های جذاب و متنوع روبرو می‌شوید که تنها از دستان توانگر هنرمندان شرکت‌های خدماتی معتبر ساخته است و ظاهری زیبا برای فضای افتتاحیه شما به ارمغان خواهد آورد.
عکاس و فیلمبردار
در برگزاری مجالس اداری معمولا در صورت حضور یافتن افراد و صاحب منصبان حوزه‌های مختلف کشور نیاز به وجود عکاس و خبرنگار و فیلمبرداران ماهر احساس می‌شود.
تهیه فیلم و عکس مناسب و مفید از چنین مراسماتی برای اطلاع از چگونگی برگزاری تشریفات و نتیجه مذاکرات بسیار مهم است و در واقع حضور تیم عکاس و فیلمبردار حرفهای همراه با تجهیزات پیشرفته الزامی است.
تیم تشریفات شریف با سال‌ها تجربه موفق در زمینه برگزاری مراسم اداری مفتخر است که یکی از بهترین شرکت‌های تشریفاتی در مشهد به شمار می‌رود و بهترین خدمات را با نازل‌ترین قیمت‌ها ارائه می‌کند.
گروه تخصصی شریف از ابتدا تا انتهای مراسم در کنار شماست تا از برگزاری تشریفات آبرومندانه و باشکوه اطمینان حاصل شود بدین ترتیب تنها کاری که لازم است انجام دهید تماس با ما می‌باشد.
شرکت تشریفات شریف تمامی مراحل جلسه را از تهیه سالن مناسب و ملزومات موردنیاز جلسه تا پذیرایی از مهمانان را با بهترین کیفیت انجام می‌دهد.
وقتی که تیم تخصصی تشریفات شریف تشریفات جلسات اداری است دیگر نگران هیچ چیز نباشید و با خیال آسوده گفتگو و مشورت با میهمانان بپردازید.
تیم تشریفات شریف علاوه بر شهر مشهد در دیگر شهرهای خراسان رضوی نیز با کیفیت‌ترین خدمات را ارائه می‌کند.