اقدامات قبل از همایش
برگزاری همایش نیاز به برنامه ریزی دقیق داشته تا کارها بر اساس نظم و ترتیب و بی نقص پیش برود. با خواندن ادامه مقاله با اقدامات مهم پیش از برگزاری همایش آشنا خواهید شد.
۱.هدف برگزاری همایش
برای برپایی همایش باید حداقل از ۶ ماه قبل پایه ریزی کرده تا هدف از برگزاری همایش که شامل شناخت نیاز جامعه و تبادل اطلاعات بین اقشار مختلف می‌باشد به درستی مشخص گردد. در واقع همایش با هدف رشد و توسعه موضوعات مختلف در خصوص پیشبرد دستاوردهای علمی و هنری برگزار خواهد شد.
۲.بررسی میزان بودجه
با تخمین هزینه‌ها می‌توان همایشی درخور و شایسته برگزار کرد. بودجه بندی باید بین اجاره سالن همایش، تبلیغات، تجهیزات، دیزاین سالن، پذیرایی، رزرو سخنران، هدایا، دستمزد پرسنل و هزینه‌های پیش بینی نشده تقسیم بندی شود.
برای آشنایی با لیست هزینه های برگزاری همایش این مقاله را از دست ندهید.
۳.تعیین تاریخ برگزاری همایش
بهترین تاریخ برگزاری همایش در روزهای مناسبتی، غیر تعطیل و توجه به برنامه افراد هدف می‌باشد. به طور مثال در ماه فروردین به دلیل تقارن با عید نوروز، ماه رمضان و یا در خرداد و شهریور به دلیل امتحانات دانشگاه‌ها از همایشات استقبال کمتری خواهد شد. بنابراین ماه‌های مهر، آبان، آذر، اسفند و اردیبهشت بهترین زمان برگزاری همایش در هر زمینه ای می‌باشد.
۴.انتخاب محل برگزاری همایش
مکان همایش باید هوشمندانه انتخاب شود. توجه به جامعه هدف همایش، دسترسی آسان، موقعیت مکانی مناسب از جهت پارک کردن ماشین و رفت و آمد با وسیله نقلیه عمومی، دارا بودن تجهیزات صوتی و تصویری پیشرفته، روشنایی سالن و بررسی این مکان از نظر وسایل گرمایشی و سرمایشی از مواردی است که در انتخاب محل برگزاری همایش تاثیر گذار خواهد بود.
۵.جستجوی روش‌های جذب حامی مالی و اسپانسر
برگزاری همایش لوکس علاوه بر داشتن هزینه شخصی نیاز به حمایت مالی فرد یا سازمانی خاص را دارد.این کار به برگزاری هرچه بهتر همایش و جذب مخاطبین کمک خواهد کرد.شما می‌توانید با تبلیغات گسترده در رسانه‌ها و خلق ایده مناسب با توجه به نیاز افراد جامعه نگاه حامیان مالی را به سمت خود جلب کنید.
۶.هماهنگی با ارگان‌های مرتبط
برگزاری همایش نیازمند هماهنگی با نهادهای خاص مانند اداره برگزاری همایشات، سازمان فرهنگ و ارشاد، صدا و سیما و نیروی انتظامی می‌باشد. پس از اخذ مجوزهای لازم از این ارگان‌ها و سایر نهادهای زیر ربط می‌توان برای برپایی همایش اقدام کرد.
۷.تهیه، طراحی و چاپ امورات مرتبط با همایش
تبلیغ برای برگزاری همایش جهت اطلاع مردم از عنوان همایش، هدف، مکان و زمان برگزاری آن از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این تبلیغات می‌تواند به صورت بنر، بروشور، کارت پرسنل اجرایی، تراکت، کارت دعوت، پرچم، تبلیغات رسانه ای و سایت‌های مجازی باشد. لازم به ذکر است چاپ کارت دعوت باید زودتر از همایش انجام شده و به دست مهمانان ویژه پیش از اجرای همایش برسد.
۸.بررسی راه‌های تبلیغ همایش به افراد هدف
از مواردی که به بهبود جذب مخاطب و اطلاع رسانی دقیق کمک خواهد کرد می‌توان به تبلیغات در سایت‌های تبلیغاتی، گوگل، کانال‌های اجتماعی موضوع همایش، تهیه کلیپ معرفی همایش و ساخت بنر تبلیغاتی برای نصب در سطح شهر نام برد.
۹.طراحی وب سایت همایش
راه اندازی وب سایت مخصوص همایش از ایده‌های خلاقانه برای جذب مخاطب خواهد بود. در این وب سایت باید مواردی مانند موضوع همایش، هدف از برگزاری همایش، چگونگی نحوه ثبت نام به صورت آنلاین و حضوری، زمان و مکان همایش به صورت شفاف ذکر گردد.
۱۰.تهیه لیست مهمانان ویژه و دعوت از آنان
همه همایشات نیازمند معرفی همایش به گروه‌های هدف داخلی و خارجی خواهد بود. بدین منظور بهتر است لیستی از مهمانان ویژه تهیه کرده و توسط کارت دعوت از حضور آن‌ها در این گردهمایی استفاده کنید. همچنین بهتر است از خودروهای تشریفاتی برای آوردن آن‌ها از هتل به محل برگزاری همایش و بدرقه آن‌ها به فرودگاه استفاده کنید.
۱۱.تدارک خدمات مرتبط با مهمانان ویژه داخلی و خارجی
برای اقامت راحت مهمانان خاص می‌توان علاوه بر حمل و نقل آن‌ها با خودروهای لوکس تشریفاتی از مترجمین بین المللی و رزرو محلی مناسب برای استراحت استفاده کرد. این کار برای همایش و برند شما امتیاز محسوب خواهد شد.
۱۲.هماهنگی و رزرو قاری، مجری و سخنران همایش
هر همایشی نیازمند سخنرانی تاثیرگذار و مجری توانمند بوده که با زبانی دلنشین، صدایی گرم و پر کردن اوقات فراغت مهمانان، محفل را رونق بخشیده و باعث عدم خستگی مدعووین شود.
۱۳.تهیه تجهیزات صوتی و تصویری
استفاده از سیستم صوتی و تصویری مجهز و با کیفیت در برگزاری همایش از اهمیت بالایی برخوردار خواهد بود. این تجهیزات باید کاملا حرفه ای، بروز و پیشرفته باشد. قابلیت نمایش سخنران روی پرده تصویری، میکروفن هوشمند و پخش صدای واضح بدون صداهای اضافه با توجه به ابعاد سالن همایش از ویژگی‌های سیستم صوتی و تصویری قوی می‌باشد.
۱۴.هماهنگی پرسنل اجرایی
بهتر است برای نظم بخشیدن و کیفیت برگزاری بهتر اینگونه از مراسمات از پرسنل آموزش دیده و حرفه ای استفاده کنید. وظایف اصلی پرسنل اجرایی چک کردن کارت دعوت مهمانان و جلوگیری از ورود افراد ناشناس، راهنمایی و استقبال از مهمانان، تیم حفاظتی و امنیتی قوی، پذیرایی حرفه ای از مهمانان، توزیع به موقع فرم نظر سنجی و استفاده از خودروهای تشریفاتی ویژه مهمانان خاص خواهد بود.
چنانچه تمایل دارید برای راحتی رفت و آمد مهمانان خارجی و داخلی دعوت شده به همایش خود از خودروهای لوکس استفاده کنید توصیه می‌کنم حتما مقاله خودرو تشریفاتی در مشهد را مطالعه کنید.
۱۵.دیزاین سالن همایش
چیدمان دکوراسیون سن سخنرانی، درب ورودی سالن به محل همایش و میز مهمانان باید چشم نواز بوده تا مخاطب را به سمت خود جذب کند. برای دیزاین سالن همایش استفاده از بادکنک آرایی و گل آرایی ایده جذابی خواهد بود. دقت داشته باشید رنگ بادکنک‌ها و گل‌ها باید با رنگ میز و صندلی و سایر المان‌های همایش همخوانی داشته باشد.
مقاله بادکنک‌آرایی مراسمات شما را با چگونگی دیزاین مراسم همایش توسط تیم تشریفاتی شریف، همچنین انواع بادکنک آرایی همایش آشنا خواهد کرد.
۱۶.انتخاب و تهیه تم اختصاصی برای پرسنل اجرایی همایش
از دیگر وظایف تیم اجرایی همایش می‌توان به انتخاب تم مناسب با توجه به موضوع همایش اشاره کرد. رعایت تم انتخاب شده در گل آرایی، بادکنک آرایی، رنگ میز و صندلی، کیک مراسم، هدایا، پوشش پرسنل تشریفاتی و میزبانان در راس کار قرار خواهد گرفت.
۱۷.تهیه هدایا، جوایز و تندیس‌های مورد نیاز همایش
با در نظر گرفتن هدیه و گیف یادگاری می‌توان شبی خاطره انگیز را برای مهمانان رقم بزنید. همچنین می‌توان با استفاده از تندیس‌های خاص از مدعووین ویژه قدردانی کرد. در لابه لای همایش برای جلوگیری از کسل شدن افراد و یکنواخت شدن مراسم می‌توان با راه اندازی مسابقات کوچک و جوایز نفیس دعوت شدگان را به وجد آورد.
۱۸.تهیه ملزومات پذیرایی
یکی از بخش‌های هیجان انگیز همایش‌ها بخش پذیرایی از مهمانان خواهد بود. سرو نوشیدنی‌های سرد و گرم، توزیع پک پذیرایی، شیرینی جات و شام جزو ملزومات اصلی پذیرایی همایش خواهد بود.
۱۹.تهیه فرم نظر سنجی به صورت آنلاین یا کاغذی در انتهای همایش
شما می‌توانید در انتهای همایش با توزیع فرم نظر سنجی به صورت کاغذی و یا به صورت الکترونیکی از نحوه برگزاری مراسم، استقبال مردم از این نوع همایشات و کسب پیشنهادات سازنده در خصوص برگزاری همایشات بعدی بهره مند شوید. همچنین این نظر سنجی‌ها شما را بیشتر با سلیقه جامعه هدف در نظر گرفته شده در پیشبرد بهتر کسب و کار خود آشنا خواهد کرد.
اقدامات حین همایش
با انجام کارهای زیر همایشی به یادماندنی و آبرومند برگزار کنید. این موارد به شرح زیر خواهد بود:
۱.توجیه پرسنل اجرایی همایش
در خصوص ورود مهمانان، زمان و نحوه پذیرایی، توزیع فرم نظر سنجی و سایر موارد اجرایی پرسنل را توجیه کرده و در مورد تقسیم وظایف با آن‌ها صحبت کنید. با برنامه ریزی دقیق و تقسیم کارها مراسم به درستی برگزار شده و چیزی از قلم نخواهد افتاد.
۲.بررسی مجدد تجهیزات صوتی و مرتبط با اجرای همایش
توصیه می‌کنیم پیش از آمدن مهمان‌ها و شروع همایش نورپردازی، سیستم صوتی و تصویری موجود در سالن را چک کنید و در صورت نقص فنی پرسنل مربوطه را در جریان بگذارید تا هرچه سریعتر نسبت به رفع مشکل اقدام کند.
۳.نظم دادن در ورود مهمانان و راهنمایی درست آن‌ها
هنگام ورود مهمانان با خوشرویی از آن‌ها استقبال کرده و پس از خوشامدگویی آن‌ها را برای مستقر شدن در سالن همایش راهنمایی کنید. این کار باید در کمال احترام و ادب انجام شود.
۴.رعایت اصول زمانی چارت اجرایی
با در نظر گرفتن تایم صحبت کردن سخنران، قاری و مجری، همایش را به سمت مراسمی هدفمند و ایده آل سوق دهید. همچنین پذیرایی، اجرای مسابقه و توزیع فرم نظر سنجی باید طبق چارت زمان بندی و در زمان مناسب انجام شود.
۵.پذیرایی با کمال احترام و نظم
لازم به ذکر است پذیرایی از مهمانان باید به آرامی و در کمال احترام صورت گیرد. توجه داشته باشید در صورت ورود مهمان جدید از او پذیرایی کرده و کسی را از قلم نیندازید.
اصول برگزاری همایش
- تعیین موضوع جذاب
- تعیین هدف همایش
- اجاره سالن مناسب با توجه به تعداد مهمان‌ها
- تشکیل تیم حرفه ای و متحد
- شناخت موانع و محدودیت‌ها
- برنامه ریزی دقیق
- بودجه بندی مناسب
- استفاده از تیم پرسنل تشریفاتی
- اطلاع رسانی دقیق
- تبلیغات گسترده
- مدیریت همایش و آشنایی با وظایف خود
- توجه به اسکان مسافران داخلی و خارجی
- ایجاد نظم و آرامش در سالن
- چک کردن سیستم صوتی، تصویری، روشنایی، گرمایشی و سرمایشی سالن همایش
متن دعوتنامه افتتاحیه و همایش
برای دعوت از مهمانان تهیه کارت دعوت با متنی زیبا می‌تواند گزینه مناسبی برای اطلاع از مراسم افتتاحیه و همایش به مهمانان باشد.
متن دعوتنامه افتتاحیه شما را با نمونه‌هایی از متن‌های جذاب و دلنشین در خصوص دعوت مهمانان برای حضور در مراسم همایش و افتتاحیه آشنا خواهد کرد.
بهترین راهکار برگزاری همایش با کیفیت
برای برگزاری همایش تاثیر گذار و با کیفیت استفاده از تیم تشریفاتی حرفه ای به شما عزیزان توصیه می‌شود. دلیل پیشنهاد پرسنل تشریفاتی :
- نظم بهتر مراسم
- صرفه جویی در هزینه
- صرفه جویی در وقت
- عدم نگرانی در مورد جا انداختن پذیرایی افراد
- حفظ امنیت مراسم
- برنامه ریزی دقیق و اصولی
- سلیقه بهتر
- استفاده از متریال مرغوب و درجه یک
- تجربه طولانی در خصوص برگزاری مراسماتی نظیر همایش
- کیفیت مطلوب خدمات
تشریفات شریف
گروه خدماتی تشریفات شریف با دو دهه تجربه در خصوص برگزاری انواع مراسم همایش، سمینار، افتتاحیه، تولد، عقد و ختم در خدمت شما همشهریان مشهدی می‌باشد. به ذکر است نظر به استقبال مشتریان این تیم حرفه ای علاوه بر مشهد در شهرهای کیش، تهران و برخی از شهرها شمالی آماده خدمت رسانی به هموطنان عزیز می‌باشد. از ویژگی‌های بارز تشریفات شریف در خصوص برگزاری همایش می‌توان به پرسنل دوره دیده آقا و خانم، پک پذیرایی بهداشتی و مقرون به صرفه، رزرو سالن جهت اجرای همایش با توجه به تعداد مهمانان، کرایه میز و صندلی، رزرو مداح و مجری، استفاده از عکاسان حرفه ای، سرویس ایاب و ذهاب، استقرار تیم امنیتی در محل و چاپ کارت دعوت اشاره کرد.
شماره‌های تماس گروه تشریفاتی شریف برای ثبت رزرو به صورت شبانه روزی حتی در ایام تعطیل:
نمونه همایش برگزار شده
سوالات رایج
بله، چنانچه با اصول برگزاری همایش آشنایی ندارید بهتر است از تیم تشریفاتی شریف کمک گرفته تا پیش از مراسم شما را در جهت اجرای همایشی باشکوه راهنمایی کنند.
تلفن تماس مشاوران تشریفات شریف:
بله، تشریفات شریف با توجه به نیاز مشتری بهترین خدمات را با کمترین هزینه انجام خواهد داد.این خدمات می‌تواند از یک تا چند مورد باشد از جمله پرسنل آموزش دیده، پک پذیرایی، خودروهای تشریفاتی و غیره.
بله، کیفیت بالا و هزینه کم رسالت گروه خدماتی تشریفات شریف خواهد بود. این تیم بالا ترین رتبه در خصوص رضایت مشتریان را داراست.
در صورتی که تمایل به طراحی سایت مربوط به همایش خود دارید کارشناسان تشریفات شریف در کمترین زمان به طراحی سایت پرداخته و آن را در اختیار شما قرار خواهند داد.
تلفن تماس جهت سفارش طراحی سایت:
بله، با شماره گیری شماره‌های ۰۵۱۳۱۸۸۶ و ۰۵۱۳۸۴۶۳۹۳۹ هر تعداد خودروی تشریفاتی که نیاز داشته باشید در اختیار شما قرار خواهد گرفت.